تجزیه تحلیل و تحقیق خرید به برنامه ریزی درازمدت مربوط می شود. این فعالیت با فعالیت خرید کردن روزانه کاملاً متفاوت است. این دو فعالیت در مواقعی توسط یک گروه از افراد خرید صورت می گیرند، اما این یکی شدن به اندازه و طبیعت سازمان، و حجم و ارزش خرج بر روی مواد بستگی دارد. سه شیوه سنتی واگذاری کار تجزیه تحلیل و تحقیق خرید به خریدار به شرح زیر هستند:
1. در خرید متمایل به مواد اولیه
در سازمان های بزرگ تر یعنی سازمان هایی که بیش از یک خریدار دارند، کار تجزیه تحلیل و تحقیق خرید به به خریداری واگذار می شود که کالا یا کالاهای موضوع خرید آن خریدار برای سازمان محبوبیت بیش تری داشته باشد. در حالت داشتن دو خریدار یا بیش تر ، هر خریدار در مورد دامنه معینی از مواد اولیه مسئولیت دارد و بنابراین می تواند در باره آن بخش از مواد اولیه مربوط به حوزه فعالیت خود تا اندازه ای در بازار تدارک متخصص باشد.
2. در خرید متمایل به واحد (امور) مصرف کننده
شیوه متمایل به واحد (امور) مصرف کننده به اندازه شیوه متمایل به مواد اولیه عمومیت ندارد. در این شیوه هر خریدار مامور تامین اقلام مورد نیاز یک یا چند واحد معین درون سازمان می گردد. در این حالت، همه واحدها از طریق خریداران مربوطه با بازار تدارک ارتباط مستقیم پیدا می کنند.
3. در خرید متمایل به پروژه یا قرارداد
این شیوه محدود می شود به سازمان هایی که در پروژه ها یا قراردادهای بزرگ درگیر می باشند. در این حالت، خریدار به طور مستقیم توسط مدیر پروژه یا قرارداد، مامور امر تجزیه تحلیل و تحقیق خرید نیز می شود.
در هر یک از حالت های خرید فوق، امور تجزیه تحلیل و تحقیق خرید برای بالا بردن منفعت، برای برنامه ریزی از قبل، و برای پیش بینی مسائل تدارکاتی آتی احتمالی، استفاده می شود. از این رو، برای در نظر گرفتن بهترین اقداماتی که باید هنگام خرید صورت بگیرند، امور تجزیه تحلیل و تحقیق خرید را می توان با مشورت با همه قسمت های ذینفع سمت و سویی معین داد. در همین راستا می توان ارسال و تحویل اقلام مهم را به جلو انداخت، بازارهای تدارک اقلام جایگزین یا جانشین را جستجو کرد، و یا روش ها و جریان های ساخت را اصلاح نمود. دیگر این که، چگونه می شود به بهترین حالت ممکن وقت و کوشش امور خرید را به مواد صنعت مهم اختصاص داد؟ در سال 1985 میلادی آقایان استیله و الیوت شیرکوره که در امور خرید صاحب نظر هستند، در نشریه مدیریت خرید و تدارک یک شیوه تخصیص وقت و تلاش امور خرید به اقلام مهم را در مقاله ای با عنوان بررسی اجمالی موقعیت تهیه منتشر کردند. بر طبق این شیوه ارائه شده توسط این آقایان، همه مواد صنعت فراهم شده از بازار تدارک به چهار گروه اصلی به شرح زیر تقسیم می شوند:
1. اقلام راهبردی یا استراتژیکی دارای نقش ایمنی
2. اقلام راهبردی یا استراتژیکی دارای ارزش بحرانی
3. اقلام تاکتیکی دارای نقش مالکیت
4. اقلام تاکتیکی دارای نقش سود
این چهار گروه اصلی، در شکل بررسی اجمالی موقعیت تهیه زیر بر روی محورهای؛ سود بالفعل (پتانسیل سود)، و بازار تدارک/آسیب پذیری، نشان داده شده اند:
شکل بررسی اجمالی موقعیت تهیه
نقطه نظرات آقایان استیله و الیوت شیرکوره بر روی دو گروه اقلام راهبردی یا استراتژیکی این شیوه تخصیص "وقت و تلاش" امور خرید به اقلام مهم که به برنامه ریزی درازمدت مربوط می شوند، به شرح زیر هستند:
1. راهبردی یا استراتژیکی – ایمنی
عملیات هر صنعت ساخت، اقلام بحرانی خاص خودش را دارد که موجودی آنها تضمین کننده تداوم تولید و فروش محصولات آن صنعت هستند. این گروه از اقلام شامل اقلامی می شوند که فقدان شان تولید را به طور کلی از فعالیت باز می دارند و کل عملیات صنعت را متوقف و بلکه تعطیل می کنند. عمده ویژگی این اقلام از نظر امور خرید تضمین تداوم تدارک آنها در تحت هر شرایط است.
2. راهبردی یا استراتژیکی – ارزش
این اقلام از نقطه نظر قابلیت سوددهی شرکت بسیار حائز اهمیت هستند، و به این علت، در تمامی اوقات می باید تحت بررسی دقیق مدیریت ارزش قرار گیرند. از آنجا که این گروه از اقلام محدوده "بقاء" شرکت را شکل می دهند، به زمان، توجه، و تلاش کافی نیازی مبرم دارند و ممکن است مذاکرات؛ دقیق، سخت، و طولانی را طلب کنند. امور خرید باید تا می تواند برای تهیه این اقلام وقت صرف کند و در مقابل میزان ارزش را به حداکثر ممکن برساند.
به این مهم توجه داشته باشیم که واگذاری اقلام دارای درجه اهمیت بالاتر به افراد آگاه و توانمند تر اهمیت بسیار بالایی دارد. با در نظر گرفتن این نکته می شود شکل بررسی اجمالی موقعیت تهیه فوق را به شکل درگیری افراد در تهیه اقلام به صورت زیر درآورد.
شکل درگیری افراد در تهیه اقلام
طبیعت و حدود درگیری مدیر خرید در دادن سفارش و بستن قرارداد با ملاحظات راهبردی (استراتژیک) و تاکتیکی یک خرید و تجربه و شایستگی کارمندان وی مربوط می باشد. باید به این نکته توجه شود که میزان درگیر شدن مدیر در دادن سفارش و بستن قرارداد با اندازه درجه خرید یا سقف مبلغ خرید مربوط نمی باشد. بر اساس "تجزیه تحلیل ارزش" ای بی سی (ABC) یا پارتو (Pareto)، مدیر خرید می باید با 10 درصد یا کم تر کل اقلام دارای 70 درصد یا بیش تر مقدار "کار با اهمیت" که حضور وی را می طلبد، درگیر گردد. در پدال 11*2 – در باره "برنامه ریزی ظرفیت" مختصری توضیح می دهم.
- ۹۴/۰۶/۲۰